Conciliar recebimentos por cartão com o extrato bancário

As vendas do terminal somam 1 000 €, mas o banco creditou 982 €. A diferença de 18 € pode ser uma comissão, mas só o relatório do adquirente a confirma. Conciliar recebimentos por cartão exige ligar o lote de vendas, o fecho do terminal, o aviso de pagamento, o crédito bancário e os registos contabilísticos. Comparar apenas dois saldos pode esconder um lote em falta.

O BankStatementLab ajuda a preparar o lado bancário: extrai os movimentos do PDF e permite comparar os extratos processados com um ficheiro contabilístico. O relatório apresenta propostas de correspondência para rever e movimentos ainda sem par. Começar a comparar os movimentos →

Reúna três conjuntos de documentos

1. Vendas e fechos: total por terminal, lote e data, incluindo estornos identificados.
2. Liquidação do adquirente: valor bruto, comissões, ajustes e valor líquido transferido.
3. Banco e contabilidade: extrato da conta que recebeu o crédito e export dos lançamentos dessa conta.

Não assuma que a data da venda é a data do crédito. Um fecho de sexta-feira pode aparecer no banco mais tarde; confirme o calendário do seu prestador. Mantenha o identificador do lote ao lado da referência bancária. Se a referência estiver cortada num PDF, confira a linha no documento original antes de a usar.

Neste exemplo, 1 000,00 € − 18,00 € = 982,00 €. A igualdade aritmética é um primeiro controlo, não uma prova de que todas as vendas do lote foram incluídas. Compare também número de operações, estornos e referências. A política de classificação contabilística da comissão deve ser confirmada com o contabilista e com o documento do prestador.

Compare o banco com o livro, sem forçar uma associação

Se o contabilista registou o valor líquido de 982 € na conta bancária, a linha do extrato e a linha do livro podem formar uma correspondência um a um, desde que data, moeda, sinal e referência façam sentido. Se o livro só contém uma entrada bruta de 1 000 €, o relatório não deve unir automaticamente essa linha ao crédito de 982 €. Falta representar e justificar a comissão no fluxo contabilístico.

No BankStatementLab, importe o ficheiro contabilístico em XLSX ou CSV, reveja a pré-visualização e escolha os extratos bancários já processados. Pode também importar PDF contabilístico, mas este passa antes pela extração normal. Escolha os documentos da mesma conta e do mesmo período; o título do relatório não corta as linhas por data. Depois reveja propostas, validados, apenas banco e apenas contabilidade.

O motor trabalha com correspondências um a um e montantes assinados iguais. Não combina um lote de várias vendas com um crédito líquido, não reparte comissões e não lança correções na contabilidade. Use os relatórios do adquirente para explicar diferenças e registe os ajustes no software contabilístico adequado. A conciliação bancária geral para pequenas empresas cobre o fecho completo da conta; este artigo trata especificamente das liquidações por cartão.

O que verificar quando o crédito não aparece

• Lote ainda em trânsito: confronte a data de fecho com a data prevista de liquidação e volte a consultar o extrato seguinte.
• Crédito agregado: procure no aviso de pagamento quais lotes foram agrupados antes de comparar com um único movimento bancário.
• Estorno ou retenção: peça a discriminação ao adquirente. Não atribua automaticamente toda a diferença a comissão.
• Conta errada: confirme o IBAN de liquidação e a conta contabilística exportada.

Registe para cada diferença o lote, as datas, o documento que a explica e quem deve tratar a pendência. Guarde o extrato original, o relatório do adquirente e o relatório de conciliação. A Ordem dos Contabilistas Certificados descreve a identificação de erros e registos em falta como finalidade da reconciliação; uma diferença inexplicada continua aberta mesmo que o total de outro lote a compense.

Tem os créditos bancários e o export da conta prontos? Crie o relatório e reveja as correspondências no BankStatementLab →