Piloter sa trésorerie sans visibilité, c’est conduire de nuit sans phares. Pourtant, beaucoup de dirigeants de PME et de DAF naviguent encore à vue, en consultant ponctuellement leur solde bancaire sans disposer d’un outil de suivi structuré. La solution la plus pragmatique reste de construire un tableau suivi trésorerie Excel relevé bancaire : un fichier centralisé, alimenté par les données réelles de vos comptes, qui vous donne une vision claire de vos flux entrants et sortants.
Dans ce guide, vous allez découvrir comment structurer ce tableau, quelles formules utiliser, et comment automatiser l’import de vos relevés bancaires pour gagner des heures chaque mois.
Pourquoi Excel reste l’outil de référence pour le suivi de trésorerie
Un outil universel et maîtrisé
Les logiciels de gestion de trésorerie dédiés existent, mais ils imposent un coût d’abonnement, un temps de formation et une rigidité qui ne conviennent pas à toutes les structures. Excel, en revanche, offre une souplesse totale. Vous concevez le tableau selon votre logique métier, vos catégories de dépenses et vos besoins de reporting.
Pour une PME qui gère entre un et cinq comptes bancaires, un tableau Excel bien construit couvre largement le besoin. Il permet de :
- Suivre le solde de trésorerie au jour le jour
- Catégoriser les flux (charges fixes, charges variables, investissements, recettes)
- Anticiper les creux de trésorerie grâce à un prévisionnel
- Comparer le réalisé au prévisionnel
- Produire des graphiques de pilotage pour le comité de direction
Le relevé bancaire comme source de vérité
Le relevé bancaire est le document le plus fiable pour alimenter votre suivi de trésorerie. Contrairement aux données saisies manuellement ou extraites de votre logiciel comptable, il reflète exactement ce qui est passé sur le compte. En l’utilisant comme source primaire, vous éliminez les risques d’oubli ou de double saisie.
Le principe est simple : chaque ligne du relevé bancaire devient une ligne de votre tableau de trésorerie, enrichie d’une catégorie, d’un commentaire et d’un lien vers la pièce justificative. C’est la base d’un suivi de trésorerie fiable sous Excel.
Structure idéale d’un tableau de suivi de trésorerie
Voici la structure recommandée pour votre tableau principal. Chaque ligne correspond à un mouvement issu du relevé bancaire :
| Colonne | Contenu | Exemple |
|---|---|---|
| Date | Date de l’opération | 15/01 |
| Libellé banque | Libellé tel qu’il apparaît sur le relevé | VIR SEPA CLIENT DUPONT |
| Catégorie | Classification du flux | Encaissement client |
| Débit | Montant sortant | |
| Crédit | Montant entrant | 4 500,00 |
| Solde cumulé | Solde après opération (formule) | 28 340,00 |
| Commentaire | Précision libre | Facture F-2024-0087 |
| Compte | Identifiant du compte bancaire | Compte principal |
Cette structure couvre les besoins essentiels. Vous pouvez l’enrichir avec des colonnes supplémentaires (centre de coût, projet, statut de rapprochement) selon votre contexte.
Comment créer votre tableau de suivi de trésorerie pas à pas
Étape 1 : Préparer la structure du fichier Excel
Créez un classeur avec trois onglets minimum :
- Mouvements : le tableau principal listant chaque opération
- Catégories : la liste de référence de vos catégories de flux (utilisée pour les listes déroulantes)
- Synthèse : le tableau de bord avec soldes, totaux par catégorie et graphiques
Dans l’onglet Mouvements, commencez par créer les en-têtes de colonnes comme indiqué dans le tableau ci-dessus. Formatez la plage en tant que tableau Excel (Ctrl+T) pour bénéficier des filtres automatiques et de l’extension automatique des formules.
Étape 2 : Configurer les formules essentielles
Voici les formules clés à intégrer dans votre tableau de suivi de trésorerie Excel :
Solde cumulé (colonne F) : cette formule calcule le solde après chaque opération.
=F2+E3-D3
Où F2 est le solde précédent, E3 le crédit et D3 le débit de la ligne courante. La première ligne doit contenir le solde initial du compte.
Total des encaissements par catégorie (onglet Synthèse) :
=SOMME.SI(Mouvements[Catégorie];"Encaissement client";Mouvements[Crédit])
Solde prévisionnel à J+30 : en combinant votre solde actuel avec les échéances connues, vous obtenez une projection :
=SoldeActuel + SOMME.SI.ENS(Prévisions[Montant];Prévisions[Date];">="&AUJOURD'HUI();Prévisions[Date];"<="&AUJOURD'HUI()+30)
Écart réalisé vs prévisionnel :
=SOMME.SI.ENS(Mouvements[Crédit];Mouvements[Catégorie];"Encaissement client") - Budget_Encaissements
Ces formules transforment votre simple listing bancaire en véritable outil de pilotage. Pour aller plus loin sur les formules de réconciliation, consultez notre guide sur l’automatisation du rapprochement bancaire.
Étape 3 : Importer les données du relevé bancaire
C’est l’étape critique. Vous avez trois options pour alimenter votre tableau à partir de vos relevés bancaires :
Option A : Copier-coller depuis le PDF C’est la méthode la plus intuitive, mais aussi la plus risquée. Le copier-coller depuis un relevé PDF génère quasi systématiquement des erreurs de formatage : colonnes fusionnées, montants tronqués, dates mal interprétées. Si vous utilisez cette méthode, prévoyez un temps de retraitement significatif. Découvrez les erreurs classiques du copier-coller PDF vers Excel pour les anticiper.
Option B : Exporter en CSV/OFX depuis votre espace bancaire La plupart des espaces bancaires en ligne permettent de télécharger les relevés au format CSV, OFX ou QIF. Ces formats s’importent directement dans Excel. L’avantage : les données sont déjà structurées en colonnes. L’inconvénient : les formats varient d’un établissement à l’autre, et l’historique disponible est souvent limité. Pour comprendre les différences entre ces formats, lisez notre comparatif OFX, QIF et CSV.
Option C : Convertir le PDF en Excel via un outil spécialisé C’est la méthode la plus fiable pour traiter des relevés PDF, surtout lorsque vous avez besoin d’importer plusieurs mois d’historique. Un outil de conversion dédié préserve la structure tabulaire, les montants et les dates. Pour un guide détaillé sur cette approche, consultez notre tutoriel de conversion PDF vers Excel.
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Étape 4 : Catégoriser les mouvements
Une fois les données importées, chaque ligne doit être associée à une catégorie. Créez une liste de catégories adaptée à votre activité. Voici un exemple de nomenclature :
| Code | Catégorie | Type |
|---|---|---|
| ENC-CLI | Encaissement client | Recette |
| ENC-DIV | Recette diverse | Recette |
| CHG-SAL | Salaires et charges sociales | Charge fixe |
| CHG-LOY | Loyer et charges locatives | Charge fixe |
| CHG-FOU | Règlement fournisseur | Charge variable |
| CHG-FIS | Impôts et taxes | Charge fixe |
| INV | Investissement | Investissement |
| FIN-INT | Intérêts et frais bancaires | Charge financière |
| FIN-EMP | Remboursement emprunt | Charge financière |
| VIR-INT | Virement interne | Neutre |
Utilisez la validation de données Excel (liste déroulante) pour forcer la saisie à partir de cette nomenclature. Cela garantit la cohérence de vos données et fiabilise vos formules de synthèse.
Les erreurs qui plombent votre suivi de trésorerie
Erreur 1 : Confondre date d’opération et date de valeur
La date d’opération est celle à laquelle vous avez effectué la transaction. La date de valeur est celle retenue par la banque pour le calcul des intérêts. Pour un suivi de trésorerie opérationnel, utilisez la date d’opération. Pour un calcul d’agios, la date de valeur. Mélanger les deux fausse vos soldes quotidiens.
Erreur 2 : Oublier les opérations en attente
Un chèque émis non encore encaissé, un virement programmé pour la semaine prochaine : ces opérations n’apparaissent pas encore sur le relevé mais impactent votre trésorerie réelle. Ajoutez une colonne “Statut” (réalisé / en attente) pour intégrer ces flux dans votre prévisionnel.
Erreur 3 : Ne pas rapprocher régulièrement
Un tableau de trésorerie non mis à jour perd toute valeur en quelques jours. Fixez un rythme : quotidien pour les entreprises avec un volume de transactions élevé, hebdomadaire au minimum pour les autres. Le rapprochement régulier permet aussi de détecter rapidement les anomalies (prélèvements non autorisés, doublons bancaires).
Erreur 4 : Traiter les virements internes comme des flux réels
Un virement d’un compte courant vers un compte d’épargne n’est pas une dépense. Si vous le comptabilisez comme tel, votre trésorerie globale apparaît artificiellement réduite. Utilisez la catégorie “Virement interne” et excluez-la de vos totaux de charges et recettes.
Erreur 5 : Multiplier les fichiers sans consolidation
Un fichier par mois, un fichier par compte : au bout de quelques trimestres, vous croulez sous les fichiers et perdez toute vision consolidée. Privilégiez un fichier unique avec des onglets par compte et un onglet de synthèse consolidé. C’est la seule manière d’avoir une vue d’ensemble exploitable.
Aller plus loin : automatisation et pilotage avancé
Tableaux croisés dynamiques pour l’analyse
Une fois votre tableau de suivi de trésorerie correctement structuré dans Excel, les tableaux croisés dynamiques (TCD) deviennent votre meilleur allié. Créez un TCD à partir de l’onglet Mouvements pour obtenir instantanément :
- Le total des encaissements et décaissements par mois
- La répartition des charges par catégorie
- L’évolution du solde moyen mensuel
- Le top 10 des postes de dépenses
Le TCD se rafraîchit en un clic à chaque import de nouvelles données. C’est le passage obligé pour transformer des données brutes en insights actionnables pour le comité de direction.
Gestion multi-comptes
Si votre entreprise dispose de plusieurs comptes bancaires, votre tableau doit refléter cette réalité. Deux approches fonctionnent :
Approche 1 : Un onglet par compte, avec un onglet de synthèse qui agrège les soldes via des formules de type =Compte1!F100+Compte2!F80. Simple à mettre en place, mais la consolidation demande une maintenance manuelle.
Approche 2 : Un seul onglet avec une colonne “Compte”. Toutes les opérations sont centralisées, et la colonne Compte permet de filtrer ou de créer des TCD par compte. Plus robuste sur le long terme, surtout si vous automatisez l’import.
Automatiser l’import des relevés bancaires
L’automatisation de l’import est le levier de productivité le plus important. Chaque mois, la saisie manuelle ou le copier-coller de relevés bancaires coûte entre 2 et 8 heures à un DAF de PME. Ce temps pourrait être consacré à l’analyse et à la prise de décision.
Le processus idéal se décompose ainsi :
- Récupérer le relevé bancaire PDF depuis votre espace en ligne
- Convertir le PDF en fichier Excel structuré (via un outil dédié)
- Importer le fichier converti dans votre tableau de suivi (copier-coller des données structurées ou macro VBA)
- Catégoriser les nouvelles lignes (semi-automatique via des règles RECHERCHEV sur les libellés)
- Valider le solde de fin de période avec le relevé
Pour l’étape de catégorisation automatique, vous pouvez utiliser une formule qui associe un mot-clé du libellé à une catégorie :
=SI(CHERCHE("LOYER";B2);"CHG-LOY";SI(CHERCHE("SALAIRE";B2);"CHG-SAL";"A classer"))
Cette formule inspecte le libellé bancaire et attribue automatiquement la catégorie correspondante. Vous pouvez chaîner autant de conditions que nécessaire, ou utiliser une table de correspondance avec INDEX/EQUIV pour plus de souplesse.
Pour la conversion automatisée de vos relevés, notre guide complet sur la conversion PDF vers Excel détaille les différentes approches et leurs limites.
Prévisionnel de trésorerie intégré
Le suivi du réalisé ne suffit pas. Un tableau de trésorerie complet intègre une dimension prévisionnelle. Ajoutez un onglet “Prévisionnel” avec les échéances connues : salaires, loyer, remboursements d’emprunt, échéances fournisseurs, encaissements attendus.
En croisant le solde réel (issu des relevés bancaires) avec le prévisionnel, vous obtenez une projection de trésorerie à 30, 60 ou 90 jours. C’est cette projection qui vous permet d’anticiper un besoin de financement court terme ou de décider d’un investissement.
Conclusion : passez à l’action
Construire un tableau de suivi de trésorerie dans Excel à partir de vos relevés bancaires n’est pas un projet complexe. C’est avant tout une question de méthode : une structure claire, des catégories cohérentes, des formules adaptées et une discipline de mise à jour régulière.
Le vrai frein, pour la plupart des dirigeants et des DAF, ce n’est pas la construction du tableau. C’est l’alimentation en données. Ressaisir manuellement des dizaines de pages de relevés bancaires chaque mois est un gouffre de temps qui décourage les meilleures intentions.
C’est pourquoi l’automatisation de l’import est la clé. Un relevé PDF converti proprement en Excel s’intègre en quelques secondes dans votre tableau de suivi. Vous passez moins de temps à saisir et plus de temps à piloter.
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