PDF-Kontoauszüge strukturiert weiterverarbeiten
Wandeln Sie Ihre Kontoauszüge (PDF) in Excel, CSV oder OFX um – ohne manuelles Abtippen.
Die Kasse eines kleinen Geschäfts meldet 2.500 Euro Kartenzahlungen. Auf dem Geschäftskonto kommen 2.262,50 Euro an. Fehlen 237,50 Euro, oder erklärt die Abrechnung den Unterschied vollständig? Wer Kartenzahlungen und Sammelgutschriften abstimmen möchte, braucht zwischen Kassenabschluss und Bankzeile einen dritten Beleg: den Abrechnungsbericht des Zahlungsdienstleisters.
Ein passender Bankbetrag allein beweist weder, dass alle Verkäufe enthalten sind, noch dass Gebühren richtig behandelt wurden. Gerade bei mehreren Terminals, Wochenenden und Monatswechseln geraten sonst verschiedene Zeiträume durcheinander. Diese Anleitung richtet sich an Händler und deren Buchhaltung. Sie zeigt zwei getrennte Kontrollen, eine nachvollziehbare Beispielrechnung und eine Liste offener Positionen, mit der sich ungeklärte Beträge weiterverfolgen lassen.
Den erklärten Nettobetrag können Sie direkt in BankStatementLab mit der Bankseite vergleichen. Bereiten Sie eine belegte Auszahlungszeile je Los vor und nutzen Sie den Bericht für Vorschläge, Validierung und offene Bankeingänge.
Meine vorbereiteten Auszahlungen mit der Bank vergleichen →
Zwei Kontrollen für Kartenzahlungen und Sammelgutschriften
Trennen Sie den Weg des Geldes in zwei Fragen. Erstens: Welche tatsächlich verarbeiteten Kartenzahlungen sind in welcher Abrechnung enthalten? Zweitens: Ist der daraus erwartete Auszahlungsbetrag auf dem richtigen Bankkonto eingegangen?
| Kontrolle | Ausgangsquelle | Vergleichsquelle | Zu klärende Frage |
|---|---|---|---|
| Verkauf → Abrechnung | Kassenexport, Terminal- oder Zahlungsjournal | Einzelpositionen des Zahlungsdienstleisters | Sind die Zahlungen vollständig und im richtigen Status enthalten? |
| Abrechnung → Bank | Auszahlungsübersicht und zugehöriges Abrechnungslos | Bankumsätze | Ist genau diese Auszahlung in der richtigen Währung angekommen? |
Der erste Vergleich findet fehlende oder noch nicht abgerechnete Zahlungen. Der zweite findet ausstehende, falsch zugeordnete oder anders ausgeführte Auszahlungen. Eine erfolgreiche zweite Kontrolle ersetzt die erste nicht: Auch ein unvollständiges Abrechnungslos kann exakt ausgezahlt worden sein.
Die offizielle Adyen-Anleitung zur Abstimmung einzelner Transaktionen unterscheidet Transaktionsreferenzen und Auszahlungspositionen. Sie zeigt außerdem, dass eine Transaktion mehrere Berichtseinträge erzeugen kann. Daher ist eine Zeile nicht automatisch ein Verkauf, und die Anzahl der Zeilen nicht automatisch die Anzahl der Kundenkäufe.
Die drei Quellen vollständig vorbereiten
Beschaffen Sie für einen überschaubaren Zeitraum den Kassenexport, den detaillierten Abrechnungsbericht und die Bankumsätze. Wählen Sie nach Möglichkeit strukturierte Originalexporte. Ein Screenshot mit einer Gesamtsumme reicht nicht, um einzelne Zahlungen oder Korrekturen nachzuverfolgen.
Behalten Sie Originaldateien und Rohwerte. In einer Arbeitskopie vereinheitlichen Sie Betragsformate und Datumsdarstellungen, ohne Referenzen zu kürzen. Lange Kennungen gehören in Textspalten, damit führende Nullen erhalten bleiben. Bei mehreren Geschäften legen Sie fest, welches Händlerkonto und welches Auszahlungskonto zu welchem Betrieb gehören.
Für die Bankseite kann ein PDF-Kontoauszug die verfügbare Quelle sein. BankStatementLab extrahiert daraus Transaktionsdaten für eine Tabelle. Danach prüfen Sie die erkannten Zeilen gegen das PDF. Die ausführliche Vorbereitung beschreibt der Leitfaden Kontoauszug PDF in Excel umwandeln.
Referenzen und Datumsarten getrennt halten
| Feld | Verwendung im Kontrollblatt | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Zahlungsdienstleister und Händlerkonto | Daten eindeutig einem Bestand zuweisen | Zwei Händlerkonten zusammenwerfen |
| Transaktionsreferenz | Verkauf und Verarbeitungsschritte verfolgen | Bestellnummer als garantiert eindeutigen Zahlungsschlüssel ansehen |
| Losnummer und Auszahlungsreferenz | Abrechnung und Bankeingang verbinden | Losnummer ohne Konto oder Anbieter verwenden |
| Verkaufsdatum | Zahlung zur Kasse zuordnen | Mit dem Auszahlungsdatum gleichsetzen |
| Abrechnungs- und Auszahlungsdatum | Verarbeitung und angewiesenen Transfer verfolgen | Jede angewiesene Auszahlung als bereits eingegangen markieren |
| Bankbuchungstag und Wertstellung | Tatsächlichen Bankumsatz prüfen | Nur nach Tagesgleichheit suchen |
| Abrechnungswährung und Zielkonto | Betrag in seinem richtigen Kontext vergleichen | Unterschiedliche Währungen summieren |
Adyens Beschreibung des aggregierten Abrechnungsberichts trennt Verkaufsdatum, Losabschluss und weitere Buchungsdaten. Die dort beschriebene Auszahlungsreferenz erscheint auch im Bankverwendungszweck. Prüfen Sie beim eigenen Anbieter, welche entsprechenden Felder verfügbar sind; die Spaltennamen sind nicht überall gleich.
Ein Beispiel: Aus 2.500 Euro werden 2.262,50 Euro
Das folgende Beispiel ist vollständig hypothetisch. Die Beträge stellen weder einen Tarif noch übliche Gebührensätze eines Anbieters dar. Angenommen, der Bericht weist für ein bestimmtes Abrechnungslos diese Positionen aus:
| Bestandteil des Loses | Wirkung auf die Auszahlung |
|---|---|
| Enthaltene Kartenzahlungen vor Abzügen | +2.500,00 € |
| Enthaltene Erstattungen | −100,00 € |
| Bei dieser Auszahlung einbehaltene Gebühren | −37,50 € |
| Neu einbehaltene Reserve | −125,00 € |
| Freigegebene frühere Reserve | +25,00 € |
| Erwartete Auszahlung | 2.262,50 € |
Die Rechnung lautet: 2.500 − 100 − 37,50 − 125 + 25 = 2.262,50 Euro. Die Reservefreigabe ist kein neuer Verkauf. Die neu einbehaltene Reserve reduziert hier den verfügbaren Auszahlungsbetrag, ist aber nicht allein durch den Einbehalt eine Gebühr.
Nun vergleichen Sie 2.262,50 Euro mit der Bankgutschrift. Stimmen zusätzlich Referenz, Händlerkonto, Zielkonto und Währung, ist die Auszahlung zugeordnet. Prüfen Sie separat, ob die 2.500 Euro tatsächlich aus den erwarteten Kartenzahlungen bestehen und die Erstattungen den richtigen Vorgängen zugeordnet sind.
Der praktische Ablauf vom Kassenabschluss zum Bankeingang
1. Den Kontrollbestand abgrenzen
Beginnen Sie mit einem Händlerkonto, einer Währung und einigen abgeschlossenen Losen. Erfassen Sie auch die angrenzenden Verkaufstage und Banktage. Sonst kann ein zeitlich versetzter Eintrag fälschlich als fehlend erscheinen. Notieren Sie die Zeitzone der Berichte und den Zeitpunkt, zu dem Sie die Dateien heruntergeladen haben.
2. Die Verkäufe gegen die Abrechnung prüfen
Ordnen Sie anhand der Transaktionsreferenzen zu. Trennen Sie erfolgreiche Zahlungen von abgebrochenen Vorgängen, Erstattungen und Rückbelastungen. Eine bloße Autorisierung ist noch kein Beweis, dass der Betrag in einer Auszahlung enthalten ist. Für nicht zugeordnete Verkäufe halten Sie Status und zuletzt geprüfte Quelle fest.
3. Die Auszahlung rechnerisch erklären
Gruppieren Sie nur Positionen, die nachweislich zum selben Abrechnungslos gehören. Starten Sie entweder mit Bruttobeträgen und den zugehörigen Abzügen oder mit bereits berechneten Nettobeträgen. Mischen Sie die beiden Wege nicht. Übernehmen Sie zusätzliche Anpassungen ausschließlich, wenn ein Bericht oder anderer Beleg ihre Wirkung erklärt.
4. Den Bankeingang eindeutig zuordnen
Vergleichen Sie den erwarteten Betrag mit Referenz, Konto und Währung. Mehrere gleich hohe Gutschriften bleiben zunächst Kandidaten. Besteht ein Transfer aus mehreren Bankzeilen, dokumentieren Sie deren Kennungen einzeln. Sperren Sie zugeordnete Zeilen für weitere Treffer, damit derselbe Eingang nicht zwei Lose scheinbar ausgleicht.
5. Offene Positionen mit Verantwortlichen versehen
Verwenden Sie getrennte Status wie „Verkauf nicht abgerechnet“, „Auszahlung angewiesen, Bankeingang offen“, „Betragsdifferenz“ und „geklärt“. Hinterlegen Sie Betrag, Referenz, Nachweis, nächste Prüfung und zuständige Person. Ein Kommentar wie „wahrscheinlich Gebühren“ ist keine abgeschlossene Erklärung.
Vorbereitete Nettoauszahlungen im Bericht vergleichen
Für diesen Anwendungsfall darf die Buchhaltungsdatei nicht ungeprüft alle Einzelverkäufe enthalten. Verwenden Sie belegte Nettoauszahlungen mit Datum, signiertem Betrag, Währung und Auszahlungsreferenz. Eine Zeile von 2.262,50 Euro kann dann einem entsprechenden Bankeingang gegenüberstehen; 2.500 Euro Bruttoumsatz sind kein Ersatz dafür.
Den vorbereiteten Bestand laden und prüfen
Extrahieren Sie zuerst den vollständigen Bankauszug in BankStatementLab und prüfen Sie die erkannten Tabellen am Original. Öffnen Sie anschließend Meine Dokumente → Bankabgleich und laden Sie den vorbereiteten Buchhaltungsbestand: XLSX, XLS, CSV, FEC/TXT oder PDF. Ein Buchhaltungs-PDF wird zunächst extrahiert, eine strukturierte Datei direkt eingelesen.
Prüfen Sie in der Vorschau Datum, Referenz, Betrag, Vorzeichen und Währung. Erweiterte Einstellungen helfen bei abweichenden Spalten oder Tabellenblättern. Enthält der Bestand weitere Konten, wählen Sie den passenden Kontofilter ausdrücklich; standardmäßig werden alle Konten einbezogen. Wählen Sie dann die bereits extrahierten Bankauszüge desselben Kontos und derselben Währung und erstellen Sie den Bericht.
Vorschläge bestätigen und fehlende Eingänge verfolgen
Der Bericht trennt Vorschläge, bestätigte Paare, reine Bankzeilen und reine Buchhaltungszeilen. Prüfen Sie besonders identische Auszahlungsbeträge unterschiedlicher Lose. Die Suche verlangt dieselbe Währung und denselben signierten Betrag; sie kann vollständige identische Datumsangaben oder übereinstimmende Referenzen beziehungsweise Beschreibungen innerhalb von drei Tagen berücksichtigen. Mehrdeutige Kandidaten bleiben offen.
Bestätigen Sie einzelne Vorschläge oder nutzen Sie Alle bestätigen nach der Prüfung und der Bestätigung mit Anzahl. Sie können jede Bestätigung einzeln wieder aufheben. Eine kollektive Bestätigung erklärt weder Gebühren noch fehlende Eingänge und erzeugt keine weiteren Treffer.
Den geprüften Bankeingang dokumentieren
Exportieren Sie Excel, CSV oder PDF mit Status, Beträgen und Herkunft. Der PDF-Export umfasst alle berücksichtigten Zeilen, unabhängig vom Anzeigefilter. Bewahren Sie daneben die Zusammensetzung der Lose auf: Eine bestätigte Nettoauszahlung beweist noch nicht, dass jede enthaltene Kartenforderung richtig abgerechnet wurde.
Die Berichtserstellung und Validierung benötigen keine zusätzlichen Credits; die Extraktion der Bank- und Buchhaltungs-PDFs behält ihren üblichen Preis. Informationen zu Kosten und Datenschutz helfen bei der Vorbereitung. Es werden weder Gebühren gebucht noch Abschlusssalden berechnet.
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Vier Fehler, die passende Summen verdecken können
Gebühren zweimal abziehen
Ein im Abrechnungsbericht ausgewiesener Nettobetrag kann Transaktionsgebühren bereits enthalten. Diese Gebühren anschließend nochmals abzuziehen erzeugt eine künstliche Differenz. Umgekehrt kann der Anbieter bestimmte Kosten separat monatlich vom Bankkonto abbuchen. Diese Lastschrift gehört nicht ohne Nachweis als weiterer Abzug in die Berechnung eines bereits abgeschlossenen Auszahlungsbetrags.
Führen Sie deshalb je Gebührenposition ein Feld „Zahlungsweg“: einbehalten, separat belastet oder noch offen. Eine Rechnung kann bereits einbehaltene Gebühren lediglich zusammenfassen. Ihr Rechnungsbetrag ist dann nicht automatisch eine zusätzliche Bankbelastung. Entscheidend sind der konkrete Bericht und der dokumentierte Zahlungsfluss.
Vorzeichen aus verschiedenen Perspektiven übernehmen
Beim Zahlungsdienstleister kann die Auszahlung einen Abgang aus dem Händlerguthaben darstellen, auf dem Bankkonto dagegen einen Zugang. Kopieren Sie deshalb Vorzeichen nicht blind. Definieren Sie für das Kontrollblatt eine Sichtweise und erhalten Sie daneben das ursprüngliche Vorzeichen als Nachweis.
Gleiche Beträge für eindeutige Treffer halten
Zwei Terminals können am selben Tag denselben Umsatz erzeugen. Auch periodische Auszahlungen können betragsgleich sein. Eine Zuordnung ausschließlich nach Betrag und Datumsfenster kann dadurch plausibel aussehen und trotzdem falsch sein. Wenn Referenzen fehlen, dokumentieren Sie zusätzliche Merkmale und lassen Sie mehrdeutige Treffer offen.
Reserve und Rückbelastung gleich behandeln
Eine Reserve hält Mittel vorübergehend zurück; eine Rückbelastung betrifft einen konkreten angefochtenen Zahlungsvorgang. Beide können die Auszahlung reduzieren, benötigen aber unterschiedliche Nachweise. Prüfen Sie bei späteren Freigaben oder Korrekturen den ursprünglichen Vorgang, damit dieselbe Bewegung nicht erneut als Verkauf erscheint.
Monatswechsel: offene Beträge statt erzwungener Gleichheit
Verkaufsmonat, Abrechnungsmonat und Bankmonat müssen nicht übereinstimmen. Für den Monatsabschluss hilft eine Fortschreibung des gesamten noch offenen PSP-Bestands. Definieren Sie diesen Kontrollbestand ausdrücklich einschließlich einbehaltener Reserven und bereits angewiesener, noch nicht auf der Bank eingegangener Auszahlungen.
Das folgende zweite Beispiel ist unabhängig vom einzelnen Los oben. Alle Bewegungen betreffen denselben Händler, dieselbe Währung und denselben abgegrenzten Bestand. Die Gebühren mindern in diesem Beispiel den PSP-Bestand; zusätzliche separate Gebührenlastschriften sind nicht enthalten.
| Fortschreibung des offenen Bestands | Betrag |
|---|---|
| Anfangsbestand einschließlich Reserve und Transit | 400,00 € |
| Neue berücksichtigte Kartenzahlungen | +10.000,00 € |
| Erstattungen | −200,00 € |
| Gebühren zulasten des PSP-Bestands | −150,00 € |
| Tatsächlich eingegangene Bankauszahlungen | −9.350,00 € |
| Rechnerischer Endbestand | 700,00 € |
Die 700 Euro sind zunächst eine zu belegende Kontrollsumme. Sie könnten beispielsweise aus 125 Euro Reserve und 575 Euro sonstigen offenen Beträgen bestehen. Die 575 Euro müssen Sie anschließend anhand der Berichte aufteilen, etwa in noch nicht ausgezahlte Mittel und nachweislich angewiesene Transfers. Ein reiner Wechsel zwischen diesen Bestandteilen verändert die Gesamtsumme nicht.
Adyen beschreibt Saldoüberträge zwischen Abrechnungslosen mit Verweisen auf das vorherige oder folgende Los. Daraus folgt für die Arbeitsliste: Einen Übertrag mit seiner Verbindung weiterführen, statt ihn als neuen Verkauf oder Bankeingang anzusetzen. Schließen Sie eine offene Position erst, wenn ihre tatsächliche Weiterverarbeitung belegt ist.
Prüfen Sie am folgenden Monatsanfang gezielt die noch offenen Auszahlungen. Trifft eine davon ein, ergänzen Sie die neue Bankzeile am bestehenden Vorgang; legen Sie keinen zweiten Verkauf an. Bleibt der Eingang aus, vergleichen Sie den aktuellen Transferstatus mit dem ursprünglichen Bericht. Ein Bericht mit Erstellungsdatum nach dem Stichtag kann die Klärung unterstützen, ändert aber nicht rückwirkend das damalige Bankguthaben. Notieren Sie deshalb getrennt den Stichtagsstatus und das spätere Klärungsdatum. So bleibt erkennbar, welche Information beim Abschluss bereits vorlag.
Häufige Fragen
Warum stimmt die Sammelgutschrift nicht mit dem Kartenumsatz überein?
Eine Sammelgutschrift kann mehrere Verkaufstage zusammenfassen und bereits Gebühren, Erstattungen, Rückbelastungen oder Reservebewegungen enthalten. Vergleichen Sie die Bankzeile mit dem dokumentierten Auszahlungsbetrag des Zahlungsdienstleisters und prüfen Sie die zugehörigen Verkäufe separat.
Reichen Betrag und Datum für die Zuordnung einer Auszahlung?
Nein. Prüfen Sie außerdem Zahlungsdienstleister, Händlerkonto, Währung, Auszahlungsempfänger und Auszahlungsreferenz. Ein gleich hoher Betrag am erwarteten Tag ist nur ein Kandidat. Bei fehlender Referenz benötigen Sie zusätzliche Nachweise aus dem Abrechnungsbericht.
Gleicht BankStatementLab Kartenzahlungen automatisch ab?
BankStatementLab kann vorbereitete Auszahlungszeilen mit bereits extrahierten Bankbewegungen vergleichen und Vorschläge zur Validierung liefern. Die Zusammensetzung eines Loses aus Verkäufen, Gebühren und Reserven klären Sie vorher anhand des Zahlungsdienstleisterberichts. Eine automatische Viele-zu-eins-Zuordnung oder Gebührenbuchung erfolgt nicht.
Mit einem vollständigen Abrechnungslos beginnen
Wählen Sie ein Los, dessen Bericht und Bankeingang vorliegen. Prüfen Sie zuerst die enthaltenen Zahlungen, anschließend die Auszahlung. Ergänzen Sie einen Monatswechsel und eine Gebührenposition, sobald die Zuordnung nachvollziehbar funktioniert. So entsteht ein wiederholbarer Ablauf mit sichtbaren Ausnahmen.
Beginnen Sie mit einem vollständig erklärten Los. Extrahieren und prüfen Sie die Bankseite, laden Sie die vorbereiteten Nettoauszahlungen hoch und exportieren Sie den kontrollierten Bericht. Meinen Auszahlungsabgleich erstellen →
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