PDF-Kontoauszüge strukturiert weiterverarbeiten
Wandeln Sie Ihre Kontoauszüge (PDF) in Excel, CSV oder OFX um – ohne manuelles Abtippen.
Die Buchhaltung zeigt am 31. Dezember eine Zahlung, die erst im Januar auf dem Kontoauszug erscheint. Bei der Bankabstimmung zum Jahreswechsel zählt nicht nur, ob der Betrag später auftaucht. Sie müssen auch prüfen, ob es dasselbe Geschäft ist, welchem Konto die Buchung zugeordnet wurde und welcher Beleg die zeitliche Differenz erklärt.
BankStatementLab vergleicht bereits verarbeitete Kontoauszüge mit einem importierten Buchhaltungsexport. Vorschläge werden geprüft und bestätigt; Positionen ohne Gegenstück bleiben im Bericht sichtbar. Kontoauszug und Buchhaltung vergleichen →
Die Grenze zwischen zwei Jahren festhalten
Notieren Sie zunächst Bankkonto, Währung und letzten Auszug des alten Jahres. Sichern Sie zusätzlich den ersten Auszug des neuen Jahres. In der Buchhaltung benötigen Sie die Bewegungen des betreffenden Bankkontos, nicht lediglich eine Liste offener Rechnungen. Die Rechnung, Zahlungsanweisung und Bankbuchung können unterschiedliche Daten tragen.
Ein Dateiname wie „Abstimmung Dezember“ filtert im Produkt keine Zeilen. Alle Transaktionen der ausgewählten Auszüge werden berücksichtigt. Arbeiten Sie deshalb mit bewusst gewählten Quellen und dokumentieren Sie, welche Januartage Sie nur zur Aufklärung einer Dezemberposition heranziehen.
| Offene Position am 31. Dezember | Nächster Prüfschritt |
|---|---|
| Buchung ohne Bankbelastung | Zahlungsstatus und Januarauszug prüfen |
| Bankgebühr ohne Buchung | Kostenbeleg und Buchungskonto suchen |
| Zwei gleich hohe Zahlungen | Referenzen und Originalbelege getrennt vergleichen |
| Betrag in anderer Währung | Währung und Umrechnung außerhalb des Berichts klären |
Beispiel mit einer Zahlung über die Datumsgrenze
Die Buchhaltung enthält am 30. Dezember −480 €, Referenz R-84. Der Bankauszug bis zum 31. Dezember zeigt diesen Betrag nicht. Am 2. Januar erscheint −480 € mit derselben Referenz. Das kann eine zeitliche Differenz erklären, sofern Empfänger und Zahlungsbeleg dazu passen. Eine weitere Zahlung von −480 € am 2. Januar mit Referenz R-85 darf nicht mit derselben Buchungszeile bestätigt werden.
Der Vergleich in BankStatementLab schlägt Eins-zu-eins-Paare mit gleichem vorzeichenbehaftetem Betrag und gleicher Währung vor. Bei vollständig datierten Zeilen mit höchstens drei Tagen Abstand muss die normalisierte Referenz oder Beschreibung übereinstimmen. Das Beispiel kann daher einen Vorschlag ergeben; aus dem Vorschlag folgt noch keine Bestätigung. Bei einer größeren Zeitspanne oder ohne eindeutige Referenz bleibt eine manuelle Nachprüfung nötig.
Den Bericht richtig vorbereiten
- Verarbeiten Sie die Bank-PDFs und kontrollieren Sie die extrahierten Zeilen gegen die Originale. Die Anleitung zur PDF-Umwandlung beschreibt die Quellprüfung.
- Importieren Sie den Buchhaltungsexport als XLSX oder CSV. Prüfen Sie Datumsformat, Betragsspalten, Vorzeichen und Kontowährung in der Vorschau.
- Wählen Sie die passenden bereits verarbeiteten Auszüge. Doppelt enthaltene Tage können wie doppelte Zahlungen wirken.
- Prüfen Sie Vorschläge, nur Bank und nur Buchhaltung. Halten Sie für jede offene Jahreswechselposition den Beleg und das Ergebnis im Folgejahr fest.
Der Bericht bucht nichts in Ihrer Software und berechnet keinen förmlichen Abschlusssaldo. Eine bestätigte Zeilenpaarung ersetzt daher nicht die Prüfung von Anfangs- und Endsaldo sowie der noch offenen Posten. Für den vollständigen Ablauf lesen Sie die allgemeine Anleitung zur Bankabstimmung.
Wenn Sie Buchungen im Rechnungswesen korrigieren, exportieren Sie die Daten neu und erstellen Sie einen neuen Vergleich. So bleibt nachvollziehbar, welche Fassung zu welchem Bericht gehörte. Sind am Jahresende Buchungen offen? Erstellen Sie den Vergleich in BankStatementLab →
Bereit, Ihre Buchhaltung zu vereinfachen?
Bereiten Sie Excel-, CSV- oder OFX-Dateien vor und prüfen Sie Zeilen, Vorzeichen und Salden vor dem Import.