Als ZZP’er of ondernemer loop je een reëel risico als je bankafschriften te vroeg weggooit. De Belastingdienst kan jarenlang terug controleren, en als je de gevraagde stukken niet kunt overleggen, kan dat leiden tot naheffingen, boetes of zelfs omgekeerde bewijslast. De regels rond bankafschriften bewaarplicht hoe lang bewaren zijn vastgelegd in de wet, maar worden door veel ondernemers onderschat of verkeerd begrepen. In dit artikel lees je precies hoe lang je bankafschriften en andere financiële documenten moet bewaren, welke uitzonderingen er gelden, hoe je je archief slim inricht en wat je doet als je afschriften kwijt bent.
De wettelijke bewaarplicht: wat zegt de wet?
De bewaarplicht voor ondernemers is geregeld in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Iedereen die een onderneming drijft — van eenmanszaak tot BV — is verplicht een volledige en juiste administratie bij te houden en deze gedurende een bepaalde periode te bewaren. Bankafschriften vallen hier expliciet onder.
De standaard bewaartermijn: 7 jaar
De basisregel is duidelijk: je bent verplicht je financiële administratie, inclusief bankafschriften, minimaal 7 jaar te bewaren. Deze termijn begint te lopen aan het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben.
Een concreet voorbeeld: bankafschriften uit het kalenderjaar 2020 hoef je pas na 31 december 2027 niet meer te bewaren.
Uitzondering: 10 jaar voor onroerend goed en bepaalde diensten
Voor een specifieke categorie gegevens geldt een langere bewaartermijn van 10 jaar:
- Gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken (koopdocumenten, verbouwingsfacturen, hypotheekoverzichten)
- Gegevens over diensten verleend via het eenloketsysteem binnen de EU (Unieregeling of Invoerregeling)
- Gegevens over elektronische diensten en telecommunicatiediensten geleverd binnen de EU
Als je dus een bedrijfspand hebt gekocht of verhuurd, bewaar je alle bijbehorende bankafschriften en transactiebewijzen 10 jaar.
Overzichtstabel: bewaartermijnen per documenttype
| Documenttype | Bewaartermijn | Wettelijke basis |
|---|---|---|
| Bankafschriften (zakelijk) | 7 jaar | Art. 52 AWR |
| Facturen (in- en uitgaand) | 7 jaar | Art. 52 AWR |
| Loonstroken en salarisadministratie | 7 jaar | Art. 52 AWR |
| Kas- en dagboeken | 7 jaar | Art. 52 AWR |
| Debiteuren- en crediteurenadministratie | 7 jaar | Art. 52 AWR |
| Jaarrekening en balans | 7 jaar (papier verplicht) | Art. 52 AWR |
| Documenten onroerende zaken | 10 jaar | Art. 52 AWR |
| EU-diensten eenloketsysteem | 10 jaar | BTW-richtlijn EU |
Tip voor ZZP’ers: De 7-jaarstermijn geldt ook als je je onderneming beëindigt. Je bent dus verplicht je administratie te bewaren, ook nadat je bent gestopt met ondernemen.
En voor particulieren?
Als particulier gelden er geen wettelijke bewaartermijnen voor bankafschriften. Wel heeft de Belastingdienst het recht om tot 5 jaar terug inkomstenbelasting na te vorderen. Het is daarom verstandig je privé-bankafschriften minimaal 5 jaar te bewaren, zeker als je hypotheekrenteaftrek, giftenaftrek of andere posten hebt opgevoerd.
Papier, digitaal of cloud: hoe bewaar je bankafschriften het slimst?
De wet stelt geen eisen aan het fysieke formaat van je archief. Je mag kiezen voor papieren bewaring, digitale opslag op je eigen systeem, of een cloudoplossing. Wat de wet wél eist, is dat de gegevens volledig, juist, tijdig beschikbaar en leesbaar zijn gedurende de volledige bewaartermijn.
Digitale bewaring: wat zegt de Belastingdienst?
Je mag papieren bankafschriften inscannen en de digitale kopie bewaren als archief, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan:
- De scan is een juiste en volledige weergave van het origineel
- De gegevens zijn gedurende de hele bewaartermijn toegankelijk en leesbaar
- De authenticiteit en integriteit van het document zijn aantoonbaar geborgd
Dat laatste punt is in de praktijk de grootste valkuil. Bij sommige documenten (zoals notariële akten of officiële beschikkingen) kunnen echtheidskenmerken verloren gaan bij het scannen — denk aan een watermerk of een reliëfstempel. Standaard bankafschriften in PDF-formaat van je bank hebben dit probleem in de regel niet, maar controleer dit bij twijfel.
Digitale bankafschriften die je rechtstreeks van je bank downloadt (als PDF), voldoen automatisch aan de eisen van digitale bewaring — je hoeft ze niet te printen.
Wettelijk anker: Artikel 52, lid 6 AWR staat uitdrukkelijk toe dat gegevens op een andere gegevensdrager worden overgebracht, zolang dit met een juiste en volledige weergave van de oorspronkelijke gegevens gebeurt.
Vergelijking: papier vs. digitaal vs. cloud
| Methode | Kosten | Veiligheid | Toegankelijkheid | Zoekbaarheid | Geschikt voor |
|---|---|---|---|---|---|
| Papier | Laag (opslag) | Risico brand/water | Fysiek aanwezig zijn | Handmatig | Kleine volumes |
| Digitaal (lokaal) | Laag (harde schijf) | Risico defect/diefstal | Vanuit één locatie | Beperkt | Thuis/kantoor |
| NAS (netwerk) | Middel | Hoog bij RAID-backup | Overal via netwerk | Goed | Groeiende ondernemingen |
| Cloud | Middel/hoog | Hoog (redundantie) | Overal en altijd | Uitstekend | ZZP’ers, MKB |
Praktische tips voor een strak digitaal archief
- Gebruik een consistente mapstructuur: organiseer per jaar en per maand (bijv.
Administratie/2024/Bankafschriften/2024-03-ING.pdf) - Naamgeving van bestanden: gebruik altijd datum, rekeningnummer en periode in de bestandsnaam zodat je later snel kunt terugvinden wat je zoekt
- Maak altijd een back-up: de 3-2-1-regel is een goede richtlijn — 3 kopieën, op 2 verschillende opslagmedia, waarvan 1 op een externe locatie of in de cloud
- Sla op als PDF/A: dit is een gestandaardiseerd archief-PDF-formaat dat langdurige leesbaarheid garandeert, ook zonder de originele software
- Download tijdig: de meeste banken bewaren afschriften online slechts 2 jaar. Stel een terugkerende herinnering in om ze tijdig te downloaden
Wilt u uw bankafschriften netjes digitaal archiveren? BankStatementLab converteert uw PDF-bankafschriften naar doorzoekbare Excel- of CSV-bestanden, ideaal voor langdurige opslag. Probeer het gratis →
5 veelgemaakte fouten bij het bewaren van bankafschriften
Zelfs ondernemers die weten dat ze moeten bewaren, maken regelmatig fouten in de uitvoering. Dit zijn de vijf meest voorkomende valkuilen.
1. Te vroeg weggooien op basis van een verkeerde berekening
Veel ondernemers rekenen de 7 jaar terug vanaf het moment van aankoop of betaling in plaats van vanaf het einde van het boekjaar. Dit kan er toe leiden dat je stukken weggooit die de Belastingdienst nog mag opvragen. Rekenen vanuit het einde van het boekjaar is wettelijk correct.
2. Uitsluitend vertrouwen op je online bankieromgeving
Je bank bewaart je digitale afschriften doorgaans maximaal 18 tot 24 maanden online. Daarna zijn ze niet meer via de app of internetbankieren te downloaden. Wie denkt dat de bank dit voor hem bijhoudt, kan na twee jaar voor een lege kast staan. Download je afschriften dus zelf en sla ze op.
3. Slechte leesbaarheid van scans
Wazig, scheef of onvolledig ingescand document? Dat voldoet niet aan de wettelijke eis van een “juiste en volledige weergave”. Zorg voor een resolutie van minimaal 300 dpi en controleer na het scannen altijd of alle gegevens — inclusief rekeningnummer, datum, bedragen en omschrijvingen — duidelijk leesbaar zijn.
4. Geen back-up van digitale bestanden
Een harde schijf gaat kapot. Een laptop wordt gestolen. Wie zijn volledige administratie op één lokaal apparaat bewaart zonder back-up, riskeert het complete verlies van jaren aan administratie. Dit kan bij een boekenonderzoek leiden tot ernstige problemen, inclusief omkering van de bewijslast.
5. De bewaarplicht vergeten na beëindiging van de onderneming
Wanneer je stopt met je eenmanszaak of ZZP-activiteiten, vervalt de bewaarplicht niet automatisch. Je bent ook als voormalig ondernemer verplicht de administratie van de laatste 7 jaar te bewaren. Sla deze documenten op een veilige, duurzame locatie op, ook als je KvK-inschrijving is opgeheven.
Wat als je bankafschriften kwijt zijn?
Het kan iedereen overkomen: je doet een controle en ontdekt dat afschriften uit een bepaald jaar ontbreken. Of je harde schijf is gecrasht. Of je bent gewoon vergeten te downloaden. Wat nu?
Stap 1: Vraag ze op bij je bank
Banken zijn in Nederland wettelijk verplicht om transactiegegevens een bepaalde periode te bewaren. In de praktijk kunnen de meeste banken historische afschriften leveren voor een periode van 5 tot 10 jaar, afhankelijk van de instelling. Je kunt dit aanvragen via de klantenservice of via een officieel verzoek op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Houd rekening met:
- Verwerkingstijd: doorgaans 5 tot 20 werkdagen
- Kosten: sommige banken rekenen een administratievergoeding van €5 tot €50 per aanvraag, afhankelijk van de periode en het aantal afschriften
- Beschikbaarheid: niet alle banken kunnen gegevens van meer dan 7 jaar oud verstrekken
Stap 2: Gebruik alternatieve bewijsstukken
Als bepaalde transacties niet meer te reconstrueren zijn via bankafschriften, kunnen alternatieve bewijsstukken soms uitkomst bieden:
- Facturen en offertes waaruit de betaling blijkt
- Betaalbewijzen (PIN-bonnen, overschrijvingsbewijzen)
- E-mailcorrespondentie met leveranciers of klanten
- Boekhoudkundige software-exports die de transacties registreren
Stap 3: Informeer je belastingadviseur
Als er twijfel bestaat over de volledigheid van je administratie en er een controle dreigt, is het verstandig tijdig een belastingadviseur of fiscaal jurist in te schakelen. Een proactieve houding richting de Belastingdienst wordt doorgaans beter ontvangen dan een defensieve reactie achteraf.
Stap 4: Neem maatregelen voor de toekomst
Na het oplossen van het directe probleem, stel je een robuust systeem in voor de toekomst. Automatische downloads, cloudopslag en een vaste procedure voor het begin van elk nieuw kwartaal of jaar zorgen ervoor dat je nooit meer in deze situatie terechtkomt.
Samenvatting en conclusie
De bewaarplicht voor bankafschriften is voor ondernemers geen vrijblijvend advies, maar een wettelijke verplichting. De kernpunten zijn:
- Minimaal 7 jaar bewaren voor alle zakelijke bankafschriften en financiële documenten (art. 52 AWR)
- Minimaal 10 jaar voor documenten die betrekking hebben op onroerende zaken of EU-diensten via het eenloketsysteem
- Digitale bewaring is wettelijk toegestaan, mits de gegevens volledig, juist en duurzaam leesbaar zijn
- Download je afschriften zelf — je bank bewaart ze niet langdurig voor je
- Een back-up is geen luxe, maar een basisvereiste voor een verantwoorde administratie
Een goed ingericht archief kost weinig tijd als je het structureel bijhoudt, maar kan je veel problemen besparen bij een boekenonderzoek. Digitale tools die je bankafschriften omzetten naar gestructureerde, doorzoekbare bestanden, maken dit archiveren bovendien een stuk eenvoudiger.
Klaar om uw bankafschriften gestructureerd en doorzoekbaar te archiveren? BankStatementLab converteert uw PDF-bankafschriften naar overzichtelijke Excel- of CSV-bestanden — ideaal voor langdurige digitale opslag. Probeer BankStatementLab gratis →
Gerelateerde artikelen
Klaar om uw boekhouding te automatiseren?
Sluit u aan bij duizenden professionals die elke maand uren besparen.