毎週時間を節約
銀行取引明細書（PDF）をExcel・CSV・OFXに変換。手入力の手間を省けます。
月末、請求書は11万円なのに銀行には10万9,670円しか入っていない。別の取引先からは、請求2件分がまとめて振り込まれている。入金消込で時間がかかるのは、この違いを一件ずつ説明する作業です。銀行明細の転記が終わっても、未収金の確認は終わりません。
BankStatementLabでは、処理済みの銀行明細と会計データを比較し、対応する取引の候補を確認・承認できます。 Excel・CSV・PDFの照合レポートを残せるため、確認済みの組と、担当者が調べるべき入金を分けて引き継げます。本記事は、請求書・入金・会計記録をつなぐ実務と、振込手数料や一括入金を扱うときの境界を解説します。
入金消込と銀行取引の照合を分けて考える
入金消込は、請求に対していくら支払われ、いくら残っているかを確認する業務です。銀行取引の照合は、銀行に記録された動きと帳簿の動きが対応するかを調べます。請求日と入金日、売掛金と預金の記録は役割が違うため、同じ表に混ぜると判断を誤りやすくなります。
| 確認したいこと | 比較する資料 | 確認後に残すもの |
|---|---|---|
| 請求が回収できたか | 請求台帳と入金明細 | 消込額、未収額、根拠 |
| 預金取引が帳簿にあるか | 銀行明細と預金勘定の取引 | 照合済みの組、片側だけの取引 |
| 手数料差額の理由は何か | 契約、請求書、振込情報 | 差額の理由と承認 |
| 税務上の書類がそろっているか | 適格請求書等と帳簿 | 必要事項と保存の確認 |
BankStatementLabの「銀行取引の照合」は、2番目の比較を行うレポートです。入金消込に使う場合も、まず銀行口座に実際に入った金額に対応する会計データを用意します。請求書をまとめて入れれば売掛金の部分消込まで完了する、という機能ではありません。
一般的な銀行と帳簿の比較手順は、銀行明細と帳簿を照合するガイドで説明しています。
まずそろえる資料と、比較する単位
同じ会社、口座、通貨について、銀行明細と会計データを集めます。請求書台帳には請求番号、相手先、請求額、支払期日、入金済額を残してください。銀行側の振込名義と請求先が異なる場合は、取引先に確認した対応表も役立ちます。
BankStatementLabでは選択した銀行明細の全取引が比較対象になります。画面上で開始日と終了日を指定して切り取る方式ではないため、必要な範囲の明細を選び、重複する月次・日次ファイルを重ねないことが大切です。
会計ファイルはExcelのXLSX・XLS、CSVなどを使用できます。日本語データはXLSXまたはUTF-8のCSVを用意し、日付は西暦のYYYY-MM-DD形式にそろえると確認しやすくなります。通貨がJPYであることも確認してください。PDFの会計資料は抽出処理を経て利用でき、銀行PDFと同様に通常の抽出クレジットが必要です。
会計ファイルに複数の勘定科目が入っている場合、全行が初期状態の対象です。「詳細設定」で対象の口座・勘定を必要に応じて絞り、除外件数を確認します。請求の売掛金側と入金の預金側を同時に比較すると、同じ出来事を二重に扱う原因になります。
BankStatementLabで入金の確認用レポートを作る
1. 銀行PDFを抽出し、元の明細と確認する
銀行PDFをアップロードし、抽出された全表について日付、金額、入出金の向き、参照番号、件数を確認します。変換の手順は銀行明細PDFからExcelへの変換を参照してください。パスワード付きPDFは先に端末上で解除します。
残高の一致だけで確認を終わらせないでください。同額の入金と出金が両方抜けても差額はゼロになり得ます。元PDFと取引単位で照合し、対象の会社と口座も確認します。
2. 「銀行取引の照合」を開き、会計ファイルを取り込む
書類一覧から照合機能を開き、会計データを取り込みます。確認画面で日付、摘要、金額などの列と通貨を見ます。必要な場合だけ詳細設定を開き、シート、見出し行、日付形式、金額の符号や口座フィルターを調整してください。数式を含むExcelは、元ファイルを保存したうえで値だけのコピーを用意します。
銀行明細の出金と、預金勘定の貸方は表記が違っても同じ資金移動を示すことがあります。単純に「借方はすべてマイナス」と決めず、それぞれのデータの意味に合わせて設定します。
3. 処理済みの銀行明細を選び、候補を確認する
比較する銀行明細を選び、プレビューを確認してレポートを作成します。同じ通貨・同じ符号付き金額の取引から、日付や参照番号・摘要を使って一対一の候補が作られます。同額取引が複数あり相手を特定できない場合は、無理に一致として扱いません。
完全な日付同士では、同日・同額、または参照番号もしくは正規化した摘要が一致し日付差が3日以内のものが候補になり得ます。請求日から30日後の入金を、同額という理由だけで自動的に結び付ける仕組みではありません。
4. 承認して、例外と一緒に書き出す
提案された組を確認して個別に承認できます。すべての候補を確認済みなら、一括承認の確認画面で件数を確認して進めます。承認を取り消す場合は個別に戻せます。片側だけの取引は一括承認で消えません。
照合レポートはExcel、CSV、PDFで書き出せます。PDFには承認済み、候補、銀行側だけ、会計側だけの区分が残り、画面で表示中の区分だけでなくレポート全体が対象です。取引の承認は、会計ソフトへ仕訳を送信する操作とは別です。
今月の未確認入金を整理したい方へ。 銀行PDFと預金勘定の会計データを用意すれば、候補と未一致取引を分けて確認できます。入金の照合レポートを作成する →
金額差のある入金は、無理に一致させない
以下は手順を説明する架空の例です。比較に使う会計側の金額は、請求総額ではなく、対応する預金取引の金額であることを確認してください。
| ケース | 請求・会計資料 | 銀行の入金 | 確認すること |
|---|---|---|---|
| 同額の入金 | 預金取引110,000円 | 110,000円 | 日付・参照番号・相手先を確認して候補を承認 |
| 手数料差引 | 請求110,000円 | 109,670円 | 差額330円の負担合意と会計処理を確認 |
| 一部入金 | 請求100,000円 | 80,000円 | 未収20,000円を請求台帳で追跡 |
| 一括入金 | 請求60,000円と40,000円 | 100,000円 | 相手の支払明細で内訳を確認 |
| 同額が複数 | 別請求の110,000円が2件 | 110,000円 | 金額だけで相手を決めず参照情報を確認 |
110,000円と109,670円は同額ではありません。BankStatementLabは330円を推測で手数料として補いません。また、60,000円と40,000円を自動合算して100,000円へ結び付ける機能もありません。支払明細で内訳を確かめ、正しい預金取引が会計データへ反映された後に再比較します。確認前の元データも保存しておきます。
インボイス確認は照合レポートと別に行う
銀行に入金があっても、それだけで適格請求書の必要事項や税務上の取扱いを確認できるわけではありません。登録番号、税率、必要な保存書類などは、国税庁のインボイス制度Q&Aを確認してください。
売手負担の振込手数料相当額を売上値引きとして扱う場合など、税込1万円未満の対価の返還等には返還インボイスの交付義務免除があります。課税仕入れとして処理する場合などでは必要書類が変わるため、国税庁の少額な返還インボイスの案内を確認し、処理方針を決めます。照合結果だけで税区分を決定しないでください。
実務では、照合レポート、会計データ、請求書、支払明細を同じ案件番号でたどれるようにします。BankStatementLabは税務上の適合証明や売掛金管理台帳の代わりではありません。
導入前に確認する件数、費用、データ管理
最初は、一つの口座について確認しやすい範囲で試します。同額の別取引、手数料差引、一括入金を含め、どの行が候補になり、どの行が未一致で残るかを確かめてください。時間短縮の効果は、ご自身の転記・照合・例外確認にかかった時間で測れます。
- 一つのレポートでは、最大50件の処理済み銀行明細を選択できます。
- 銀行側と会計側は、それぞれ10,000行までです。大きなファイルは対象を分けて用意します。
- 会計の構造化ファイルは10MiBまでで、数式やマクロを含むファイルは使用できません。
- 照合処理そのものに追加クレジットはかかりません。PDF抽出には通常のクレジットが必要です。料金を確認してください。
- データの取扱いはプライバシーポリシーを確認し、原本と必要な帳簿は自社でも保存します。
よくある質問
BankStatementLabで入金消込をすべて自動化できますか？
処理済みの銀行明細と会計データから、一対一の照合候補を作成できます。候補は利用者が確認して承認します。請求の部分消込、一括入金の内訳配分、仕訳の作成、インボイスの税務判断は行いません。
振込手数料が差し引かれている場合はどうしますか？
銀行の入金と比較対象の金額が異なる場合、同額の候補にはなりません。契約や支払明細で差額理由を確認し、会計側で必要な処理をしたうえで比較します。差額を推測で消してはいけません。
承認した結果を会計担当者へ渡せますか？
照合レポートをExcel、CSV、PDFで書き出せます。承認済みの組だけでなく、候補や銀行側・会計側だけに残る取引も確認できます。会計ソフトへの仕訳登録は別途行います。
照合のたびに追加クレジットが必要ですか？
照合レポートの作成と候補の承認には追加クレジットはかかりません。銀行PDFや会計PDFを新たに抽出する場合は、通常の抽出クレジットが必要です。
未確認の入金から、次の確認作業が分かるレポートへ
最初の一歩は、銀行明細と預金勘定のデータをそろえることです。BankStatementLabで対応する取引の候補を確認し、残った差額や未一致取引を担当者へ引き継いでください。入金消込の判断に使う資料を、Excel・CSV・PDFのレポートとしてまとめられます。
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