Kontoauszug Steuererklärung Freiberufler — das ist eine Kombination, die jedes Jahr Fragen aufwirft. Als Graphikdesigner, Entwickler oder Unternehmensberater, der seine Buchhaltung selbst in die Hand nimmt, stehen Sie spätestens beim Ausfüllen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vor denselben Fragen: Welche Kontoauszüge muss ich einreichen? Was akzeptiert das Finanzamt als Beleg? Wie lange muss ich alles aufbewahren? Dieser Leitfaden gibt Ihnen klare, praxisnahe Antworten — ohne Steuerberaterlatein.
Kontoauszug als Beleg: Was das Finanzamt akzeptiert
Grundsätzlich gilt: Kein Abzug ohne Beleg. Das ist das erste Prinzip der EÜR. Doch was zählt offiziell als anerkannter Buchungsbeleg?
Papierkontoauszug vs. digitaler Kontoauszug
Lange Zeit galten nur Papierkontoauszüge als unumstößlich sicher. Das hat sich geändert. Elektronisch übermittelte Kontoauszüge — beispielsweise als PDF aus dem Online-Banking heruntergeladen — werden vom Finanzamt als Buchungsbeleg anerkannt, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind:
- Der digitale Auszug muss im originären Digitalformat (also als echte PDF-Datei) aufbewahrt werden.
- Ein Papierausdruck des Online-Kontoauszugs genügt nicht den GoBD-Anforderungen, wenn das Original digital vorlag.
- Der Auszug muss während der gesamten Aufbewahrungspflicht unverändert und lesbar bleiben.
Wichtig: Wenn Sie Ihren Kontoauszug digital vom Online-Banking herunterladen, darf dieser nicht einfach ausgedruckt und dann gelöscht werden. Die digitale Originaldatei muss bestehen bleiben.
Was der Kontoauszug als Beleg leisten kann — und was nicht
Ein Kontoauszug beweist, dass eine Zahlung stattgefunden hat. Er beweist aber allein nicht, wofür die Zahlung war. Das Finanzamt erwartet deshalb idealerweise die Kombination:
- Kontoauszug = Zahlungsnachweis (wann, wie viel, an wen)
- Rechnung = Inhaltsnachweis (wofür wurde bezahlt)
Fehlt die Rechnung, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg die Buchung stützen — etwa bei Kleinbeträgen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) oder bei Dauerschuldverhältnissen (Abo, Miete), wo der Vertrag als wiederkehrender Beleg gilt.
Aufbewahrungsfristen: Die GoBD-Tabelle für Freiberufler
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind keine Empfehlung — sie sind verbindliches Recht. Seit der Reform, die ab Januar 2025 gilt, haben sich die Fristen für Buchungsbelege auf 8 Jahre verkürzt.
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage | Format |
|---|---|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre | § 147 AO, GoBD 2024 | Original (digital oder Papier) |
| Geschäftsbriefe (inkl. E-Mails mit Vertragscharakter) | 6 Jahre | § 147 AO | Original |
| Sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 AO | Original |
| Verträge (mit laufender Relevanz) | 10 Jahre | § 199 BGB | Original |
| Jahresabschluss / EÜR | 8 Jahre | § 147 AO | Original |
| Lohnunterlagen (falls angestellt) | 6 Jahre | § 41 EStG | Original |
Fristbeginn: Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist — nicht ab dem Ausstellungsdatum. Ein Kontoauszug vom März 2025 muss also mindestens bis Ende 2033 aufbewahrt werden.
Praxistipp: Auch wenn die GoBD Freiberufler nicht zur doppelten Buchführung verpflichten, sind alle GoBD-Archivierungsregeln für digitale Belege bindend, sobald Sie mit digitalen Unterlagen arbeiten.
EÜR: Welche Ausgaben lassen sich mit dem Kontoauszug belegen?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist das Steuerinstrument der Freiberufler. Kein Handelsregistereintrag, kein Umsatz über 600.000 Euro, kein Gewinn über 60.000 Euro? Dann dürfen Sie die EÜR nutzen. Und genau hier spielen Ihre Kontoauszüge eine zentrale Rolle.
Typische Betriebsausgaben und ihre Belegkette
| Ausgabenkategorie | Beleg 1 (Inhalt) | Beleg 2 (Zahlung) | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Software-Abonnements (Adobe, Figma, GitHub) | Rechnung / Abo-Bestätigung per E-Mail | Kontoauszug | Jährliche oder monatliche Dauerbuchung |
| Hardware (Laptop, Monitor, Kamera) | Kaufrechnung | Kontoauszug | Ggf. Abschreibung über mehrere Jahre |
| Homeoffice-Pauschale | Keine (Pauschale) | Nicht erforderlich | 6 € / Tag, max. 1.260 € / Jahr |
| Fahrtkosten (Kundenbesuche) | Fahrtenbuch / Eigenbeleg | Kontoauszug (Benzin, ÖPNV) | 0,30 € / km pauschal möglich |
| Fachliteratur / Fortbildungen | Rechnung | Kontoauszug | Vollständig abzugsfähig |
| Büromaterial | Kassenbon / Rechnung | Kontoauszug | Bei Beträgen unter 250 € oft Bon ausreichend |
| Bewirtungskosten (Geschäftsessen) | Bewirtungsbeleg (Restaurant) | Kontoauszug | Nur 70 % abzugsfähig, Teilnehmer angeben |
| Kontoführungsgebühren | Kontoauszug selbst | – | Direkt als BA absetzbar |
| Steuerberatungskosten | Rechnung Steuerberater | Kontoauszug | Vollständig abzugsfähig |
| Krankenversicherung (privat) | Bescheinigung KV | Kontoauszug | Sonderausgaben, nicht BA |
Wichtig: Kontoführungsgebühren sind einer der wenigen Fälle, in denen der Kontoauszug als alleiniger Beleg ausreicht — die Buchung beweist den Zweck bereits selbst.
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Kontoauszüge richtig exportieren und benennen
Wenn Sie Ihre Kontoauszüge selbst an Ihren Steuerberater weitergeben oder für die eigene Ablage organisieren, kommt es auf ein klares Benennungsschema an. Chaotische Dateinamen wie kontoauszug_final_v3_NEU.pdf sind der häufigste Grund für Archivierungsfehler.
Empfohlenes Dateibenennungsschema
YYYY-MM_KONTOAUSZUG_IBAN-LETZTEN-4-STELLEN_BANK.pdf
Beispiel:
2025-03_KONTOAUSZUG_4521_VOLKSBANK.pdf
2025-03_KONTOAUSZUG_8834_SPARKASSE.pdf
Empfohlene Ordnerstruktur für Freiberufler
/Buchhaltung/
/2025/
/Kontoauszüge/
2025-01_KONTOAUSZUG_4521.pdf
2025-02_KONTOAUSZUG_4521.pdf
...
/Eingangsrechnungen/
/Ausgangsrechnungen/
/EÜR/
EÜR_2025_final.pdf
Diese Struktur macht die Zuordnung zu einzelnen Buchungen bei einer Betriebsprüfung deutlich einfacher — und Sie sind vorbereitet, falls das Finanzamt nachfragt.
Kontoauszüge direkt aus dem Online-Banking exportieren
Die meisten deutschen Banken bieten den Download im PDF-Format an. Achten Sie auf folgendes:
- Wählen Sie immer den vollständigen Monat — keine Teilperioden.
- Laden Sie das PDF direkt herunter, ohne es vorher zu öffnen und zu drucken.
- Kontrollieren Sie, ob alle Buchungen enthalten sind (Anfangssaldo, Endsaldo).
Wollen Sie Ihre Kontoauszüge direkt in eine weiterverarbeitbare Excel-Tabelle überführen, lohnt sich ein Blick auf den Artikel Kontoauszug PDF in Excel umwandeln.
GoBD-konforme Archivierung: Die Regeln in der Praxis
Die GoBD (zuletzt aktualisiert im März 2024) legen fest, wie digitale Belege aufbewahrt werden müssen. Für Freiberufler gelten dieselben Anforderungen wie für bilanzierungspflichtige Unternehmen — nur mit weniger Komplexität.
Die 5 Kernregeln der GoBD-Archivierung
-
Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Belege dürfen nicht verändert werden. Speichern Sie Kontoauszüge in schreibgeschützten Ordnern oder verwenden Sie ein Archivierungssystem mit Versionierung.
-
Vollständigkeit: Alle steuerrelevanten Belege müssen lückenlos archiviert sein. Fehlende Monate können bei einer Betriebsprüfung zu Schätzungen durch das Finanzamt führen.
-
Ordnung und Nachvollziehbarkeit: Die Ablage muss so strukturiert sein, dass ein fachkundiger Dritter (z.B. Betriebsprüfer) sich innerhalb angemessener Zeit zurechtfindet.
-
Maschinelle Auswertbarkeit: Digitale Belege müssen in einem Format vorliegen, das maschinell ausgelesen werden kann. Ein bloßes Bild-PDF (ohne OCR) kann problematisch sein.
-
Schutz vor Datenverlust: Cloud-Backups, RAID-Systeme oder externe Festplatten sind Pflicht. Eine einzige lokale Kopie ohne Backup gilt nicht als sicher im Sinne der GoBD.
Welche Tools eignen sich für die GoBD-konforme Archivierung?
Für Freiberufler ohne eigenes Buchhaltungsteam bieten sich folgende Ansätze an:
- Cloud-Lösungen (DSGVO-konform): Nextcloud (selbst gehostet), OneDrive Business, Google Workspace — jeweils mit Zugriffskontrolle und automatischem Backup.
- Buchhaltungssoftware: Lexware, sevDesk, FastBill — diese Lösungen archivieren Belege automatisch GoBD-konform.
- DATEV: Standard bei Steuerberatern. Wenn Sie Belege selbst vorab aufbereiten und dann über DATEV importieren wollen, lesen Sie dazu den Artikel Kontoauszug in DATEV importieren.
Fehler vermeiden: Die häufigsten Fallstricke bei der Steuererklärung
Auch erfahrene Freiberufler machen beim Thema Kontoauszug und Steuererklärung immer wieder dieselben Fehler. Diese sollten Sie kennen:
Fehler 1: Privat- und Geschäftskonto vermischen
Das ist der teuerste Fehler überhaupt. Wenn private und geschäftliche Zahlungen auf demselben Konto laufen, müssen Sie alle Buchungen einzeln sortieren und belegen — das kostet enorme Zeit und erhöht das Prüfungsrisiko. Eröffnen Sie ein separates Geschäftskonto, auch wenn Sie dazu nicht gesetzlich verpflichtet sind.
Fehler 2: Digitalen Kontoauszug ausdrucken und Original löschen
Wie oben beschrieben: Das digitale Original muss erhalten bleiben. Ein Papierausdruck ersetzt es nicht. Das Finanzamt kann bei einer Prüfung das Original im Originalformat verlangen.
Fehler 3: Belege und Kontoauszüge getrennt aufbewahren
Wenn Ihre Eingangsrechnung und der dazugehörige Kontoauszug in verschiedenen, nicht verknüpften Ordnern liegen, ist die Zuordnung bei einer Prüfung mühsam. Verknüpfen Sie Belege logisch — entweder durch Ordnerstruktur oder durch ein Buchhaltungssystem.
Fehler 4: Aufbewahrungsfristen falsch berechnen
Die Frist beginnt nicht ab dem Datum des Belegs, sondern ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist. Ein Beleg vom 5. Januar 2025 ist bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren (8 Jahre ab Jahresende 2025).
Fehler 5: Eigenbelege ohne Begründung ausstellen
Ein Eigenbeleg ist kein Freibrief. Er ist nur zulässig, wenn der Originalbeleg wirklich nicht mehr zu beschaffen ist. Das Finanzamt kann Eigenbelege ablehnen, wenn Sie nicht plausibel begründen, warum die Originalrechnung fehlt.
Fehler 6: Nur jährliche Kontoauszüge herunterladen
Viele Banken bieten nur quartalsmäßige oder jährliche Kontoauszüge an. Prüfen Sie, ob Ihre Bank monatliche Auszüge als PDF anbietet. Bei Online-Banking können Sie außerdem den Zeitraum oft selbst festlegen. Monatliche Auszüge erleichtern die Buchhaltung erheblich.
Fazit: Kontoauszüge als solides Fundament Ihrer Steuererklärung
Als Freiberufler sind Ihre Kontoauszüge das Rückgrat Ihrer steuerlichen Dokumentation. Sie belegen den Zahlungsfluss, ergänzen Ihre Rechnungen und helfen Ihnen, Betriebsausgaben lückenlos nachzuweisen. Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Digitale Kontoauszüge werden vom Finanzamt als Belege anerkannt — aber nur im Originalformat, nicht als Ausdruck.
- Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt ab 2025 8 Jahre (ab Jahresende).
- Der Kontoauszug ist Zahlungsnachweis, die Rechnung ist Inhaltsnachweis — beide zusammen ergeben den vollständigen Beleg.
- GoBD-konforme Archivierung bedeutet: unveränderlich, vollständig, geordnet, maschinell auswertbar, gesichert.
- Private und geschäftliche Ausgaben gehören auf getrennte Konten.
Der größte Zeitfresser für die meisten Freiberufler ist nicht die Steuererklärung selbst, sondern das Aufbereiten der Kontoauszüge davor. Wer diesen Schritt automatisiert, gewinnt Zeit — und Nerven.
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