Wer als Buchhalter, GmbH-Geschäftsführer oder Kleinunternehmer die monatlichen Kontoauszüge in DATEV importieren möchte, stößt schnell auf dasselbe Problem: Die Bank liefert eine PDF-Datei, DATEV erwartet jedoch ein exakt definiertes EXTF-CSV-Format. Ein simples Hochladen ist nicht möglich — die Daten müssen zuerst korrekt strukturiert werden. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie der Import funktioniert, welche Fehler Sie vermeiden müssen und wie Sie den Prozess mit BankStatementLab erheblich beschleunigen.
Warum DATEV ein spezifisches Format erwartet
DATEV dominiert die Buchhaltungssoftware in Deutschland mit einem Marktanteil von über 90 % bei Steuerkanzleien. Fast 750.000 Unternehmen und Kanzleien nutzen DATEV-Produkte. Diese Verbreitung hat einen Preis: Das System arbeitet nach strengen, proprietären Datenstandards, die eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Buchungsvorgänge sicherstellen.
DATEV kann keine beliebigen CSV-Dateien verarbeiten. Die Software erkennt ausschließlich das DATEV-Format — konkret die Dateitypen:
- EXTF_Buchungsstapel.csv — für Buchungssätze aus Kontoauszügen
- EXTF_Debitoren_Kreditoren.csv — für Stammdaten
Ein Kontoauszug im PDF-Format enthält zwar alle relevanten Informationen (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Buchungstext), diese sind jedoch für Menschen lesbar gestaltet — nicht maschinenlesbar im DATEV-Sinn. Die Lücke zwischen dem, was die Bank liefert, und dem, was DATEV erwartet, ist das zentrale Problem bei jedem Monatsabschluss.
Was im EXTF-Header stehen muss
Jede DATEV-EXTF-Datei beginnt mit zwei Pflichtzeilen, bevor die eigentlichen Buchungsdaten folgen:
- Zeile 1 — Identifikationszeile: Beginnt zwingend mit
EXTF, gefolgt von Versionsnummer, Datenkategorie (z. B.21für Buchungsstapel), Buchungsmonat, Wirtschaftsjahresbeginn und weiteren Metadaten. - Zeile 2 — Spaltenüberschriften: Definiert die Reihenfolge der Felder in den Buchungszeilen.
Fehlt einer dieser Header oder ist die Struktur abweichend, bricht DATEV den Import ohne Rückmeldung ab.
Die Pflichtfelder im DATEV Buchungsstapel-Format
Das EXTF-Format für Buchungsstapel kennt über 100 mögliche Spalten, von denen aber nur eine Handvoll für den Kontoauszugsimport zwingend erforderlich sind. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Pflicht- und häufig genutzten Optionalfelder:
| Spaltenname | Pflicht | Format | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Umsatz | Ja | Dezimalzahl (Komma) | 1250,00 |
| Soll/Haben-Kennzeichen | Ja | S oder H | S |
| WKZ Umsatz | Nein | ISO 4217 | EUR |
| Kurs | Nein | Dezimalzahl | 1,0000 |
| Basis-Umsatz | Nein | Dezimalzahl | — |
| WKZ Basis-Umsatz | Nein | ISO 4217 | — |
| Konto | Ja | Numerisch (4–8 Stellen) | 1200 |
| Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Ja | Numerisch | 1800 |
| BU-Schlüssel | Nein | Numerisch | — |
| Belegdatum | Ja | TTMM (4-stellig) | 0502 |
| Belegfeld 1 | Nein | Text (max. 36 Zeichen) | RE-2025-0042 |
| Buchungstext | Nein | Text (max. 60 Zeichen) | Miete Februar |
| KOST1 | Nein | Text | — |
| KOST2 | Nein | Text | — |
Wichtige technische Vorgaben:
- Zeichenkodierung: Windows-1252 (ANSI) — kein UTF-8
- Trennzeichen: Semikolon (
;) - Dezimaltrennzeichen: Komma (
,) - Tausendertrennzeichen: keines
- Datumsformat im Belegdatum: TTMM (nur Tag und Monat, kein Jahr)
Bankformate vs. DATEV-Format — ein direkter Vergleich
Das Problem lässt sich am besten durch einen Direktvergleich verdeutlichen. So sehen Rohdaten aus einem typischen PDF-Kontoauszug aus, und so müssen sie für DATEV aufbereitet werden:
| Merkmal | Rohformat (PDF/Standard-CSV) | DATEV EXTF-Format |
|---|---|---|
| Datum | 05.02.2026 (TT.MM.JJJJ) | 0502 (TTMM) |
| Betrag | -1.250,00 € oder 1250.00 | 1250,00 |
| Soll/Haben | Vorzeichen (-/+) oder leer | S oder H (Pflichtfeld) |
| Konto | Nicht vorhanden | Muss zugewiesen werden (z. B. 1200) |
| Gegenkonto | Nicht vorhanden | Muss zugewiesen werden |
| Zeichensatz | UTF-8 | Windows-1252 (ANSI) |
| Trennzeichen | Komma, Tab oder Semikolon | Ausschließlich Semikolon |
| Kopfzeilen | Beliebig | Exakt definierte EXTF-Struktur |
| Tausenderpunkt | Vorhanden (1.250) | Nicht erlaubt (1250) |
| Währungssymbol | € im Betragsfeld | Separate Spalte (WKZ), kein Symbol |
Diese Transformationen sind nicht trivial. Jede einzelne Abweichung kann dazu führen, dass DATEV die Importdatei komplett zurückweist — oft ohne verständliche Fehlermeldung.
Sie haben einen Stapel Kontoauszüge als PDF und kein Werkzeug, das daraus automatisch eine DATEV-konforme Datei erzeugt? BankStatementLab erkennt das PDF-Format automatisch, extrahiert alle Transaktionen und exportiert die Daten direkt als EXTF-CSV — bereit für den Import in DATEV Rechnungswesen. Kostenlos testen →
Schritt-für-Schritt: Kontoauszug PDF zu DATEV-ready CSV
Schritt 1 — Kontoauszug hochladen
Rufen Sie BankStatementLab auf und laden Sie Ihren Kontoauszug als PDF hoch. Das Tool unterstützt mehrseitige PDFs sowie passwortgeschützte Dateien. Eine manuelle Vorformatierung ist nicht notwendig.
Schritt 2 — Automatische Texterkennung und Strukturierung
BankStatementLab analysiert das PDF und extrahiert alle Transaktionszeilen: Datum, Betrag, Buchungstext und Verwendungszweck. Die Erkennung funktioniert auch bei gescannten Kontoauszügen (OCR-Verarbeitung) sowie bei Auszügen ohne einheitliche Spaltenstruktur.
Schritt 3 — DATEV-Export auswählen
Wählen Sie im Exportmenü das Format DATEV Buchungsstapel (EXTF). Das System generiert automatisch:
- Den korrekten EXTF-Header mit Versionsnummer und Datenkategorie
- Die Datumskonvertierung von TT.MM.JJJJ nach TTMM
- Die Betragsformatierung ohne Tausenderpunkt und mit Komma-Dezimaltrennzeichen
- Das Soll/Haben-Kennzeichen basierend auf dem Vorzeichen des Betrags
- Die Zeichenkodierung Windows-1252
Schritt 4 — Kontonummern zuweisen
Vor dem Export können Sie im Mapping-Fenster für jede Transaktionskategorie ein Konto und ein Gegenkonto hinterlegen. Das spart Ihrem Steuerberater erhebliche Nacharbeit in DATEV.
Schritt 5 — CSV herunterladen und in DATEV importieren
Die heruntergeladene Datei (EXTF_Buchungsstapel.csv) importieren Sie in DATEV Rechnungswesen über den Menüpfad:
Bestand → Importieren → Buchungsdaten → DATEV-Format
Wählen Sie die Datei aus, prüfen Sie die Vorschau und bestätigen Sie den Import. Bei korrekter Struktur erscheinen alle Buchungen ohne Fehlermeldung im Buchungsstapel.
Die häufigsten Fehler beim DATEV-Import — und wie Sie sie beheben
Fehler 1: Falscher Zeichensatz (UTF-8 statt Windows-1252)
Wenn Umlaute (ä, ö, ü, ß) im Buchungstext korrumpiert erscheinen (z. B. ü statt ü), wurde die Datei in UTF-8 gespeichert. DATEV verlangt zwingend Windows-1252. Lösung: CSV in einem Texteditor wie Notepad++ öffnen, Zeichensatz auf “ANSI” setzen und neu speichern.
Fehler 2: Fehlende Pflichtfelder oder leere Werte
DATEV akzeptiert keine leeren Pflichtfelder. Besonders häufig fehlen: Soll/Haben-Kennzeichen, Konto oder Belegdatum. Jede Buchungszeile muss alle Pflichtfelder enthalten — auch wenn der Wert bei Optionalfeldern leer bleibt, muss die Spaltenposition durch ein leeres Semikolon reserviert werden.
Fehler 3: Tausenderpunkte im Betrag
Ein Betrag wie 1.250,00 wird von DATEV nicht als 1250,00 interpretiert, sondern als Fehler gewertet. Alle Beträge müssen ohne Tausendertrennzeichen übergeben werden.
Fehler 4: Falsches Datumsformat
Das Belegdatum im DATEV-Format ist vierstellig (TTMM), nicht sechsstellig oder mit Trennzeichen. 05.02 oder 0502 — niemals 05.02.2026 oder 2026-02-05. Das Wirtschaftsjahr wird ausschließlich im Header definiert.
Fehler 5: Mehr als ein Buchungsjahr pro Datei
DATEV verarbeitet pro Importdatei ausschließlich Buchungen eines einzigen Wirtschaftsjahres. Enthält Ihre CSV-Datei Buchungen aus Dezember und Januar, müssen Sie zwei separate Dateien erstellen.
Fehler 6: Festschreibung unerwünschter Buchungen
Beim Testen einer neuen Schnittstelle oder beim Wiederimport können Buchungssätze unbeabsichtigt festgeschrieben werden. Prüfen Sie vor dem Import stets, ob der Buchungsstapel im “offen”-Status ist, und sichern Sie den DATEV-Mandanten vorher.
GoBD und Archivierung — was Unternehmer beachten müssen
Der Import in DATEV ist nicht der letzte Schritt: Seit dem 1. Januar 2015 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Sie verpflichten Unternehmen zu folgendem Vorgehen bei elektronischen Kontoauszügen:
- Originale aufbewahren: Elektronisch empfangene Kontoauszüge (z. B. per Online-Banking) müssen als originäre digitale Datei archiviert werden — ein Papierausdruck genügt rechtlich nicht.
- Unveränderlichkeit sicherstellen: Die archivierte Datei darf nachträglich nicht verändert werden. DATEV Unternehmen online bietet hierfür eine revisionssichere Archivierungslösung.
- Aufbewahrungsfrist: Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO).
- Prüfprotokoll: Der Abruf und die Prüfung des Kontoauszugs sollte dokumentiert werden, um bei einer Betriebsprüfung Nachweise liefern zu können.
Praktischer Tipp: Speichern Sie die Original-PDF-Datei des Kontoauszugs und die daraus erzeugte EXTF-CSV-Datei gemeinsam in Ihrer revisionssicheren Archivlösung — mit identischem Dateinamen und Datumspräfix (z. B. 2026-02_Kontoauszug_Sparkasse.pdf und 2026-02_EXTF_Buchungsstapel.csv).
Fazit
Der Import eines Kontoauszugs in DATEV ist technisch anspruchsvoll: Das EXTF-Format verlangt eine präzise Struktur, spezifische Zeichenkodierung, exakte Datumsformate und vollständige Pflichtfelder. Ein einfaches CSV-Speichern aus Excel reicht nicht aus. Wer diesen Prozess monatlich manuell durchführt, verliert unnötig Zeit und riskiert Importfehler.
BankStatementLab automatisiert diesen Weg vollständig: PDF hochladen, DATEV-Export wählen, fertige EXTF-Datei herunterladen. Der gesamte Prozess dauert unter zwei Minuten — und die erzeugte Datei entspricht dem DATEV-Standard ohne manuelle Nacharbeit.
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