बैंक स्टेटमेंट और बहीखाते का मिलान कैसे करें

बैंक में ₹24,500 की जमा दिखती है, लेकिन बहीखाते में उसी रकम की दो प्रविष्टियाँ हैं। क्या दोनों एक ही भुगतान हैं? बैंक मिलान का काम सिर्फ दोनों तरफ की कुल रकम बराबर करना नहीं, बल्कि हर बैंक लेनदेन के लिए सही लेखा प्रविष्टि ढूँढ़ना और शेष अंतर समझाना है।

BankStatementLab में पहले से निकाले गए बैंक स्टेटमेंट और accounting export की तुलना करके मिलान के प्रस्ताव देख सकते हैं। हर प्रस्ताव को जाँचने के बाद ही स्वीकार करें; जिन पंक्तियों का जोड़ा नहीं मिलता, वे रिपोर्ट में अलग रहती हैं। बैंक और बहीखाते की तुलना शुरू करें →

पहले सही दोनों स्रोत चुनें

बैंक पक्ष में उसी खाते के पूरे, पहले से संसाधित स्टेटमेंट चुनें। बहीखाते की ओर उस बैंक खाते की लेनदेन सूची निर्यात करें। केवल बिक्री के बिलों की सूची बैंक लेजर का विकल्प नहीं है: एक जमा कई बिलों से और एक बिल कई किस्तों से जुड़ सकता है। महीने का नाम रिपोर्ट में लिखने से पंक्तियाँ अपने आप उस महीने तक सीमित नहीं होतीं; चुने गए स्टेटमेंट की सभी पंक्तियाँ शामिल होती हैं।

यदि बैंक मूल CSV या Excel देता है, उसे लेखा कार्य के लिए पहले जाँचें। PDF ही उपलब्ध हो तो PDF से बैंक लेनदेन निकालने की प्रक्रिया अपनाएँ और तारीख, डेबिट, क्रेडिट तथा शुरुआती और अंतिम बैलेंस को मूल PDF से मिलाएँ। निकाली गई पंक्तियाँ गलती से छूटी हों तो आगे का मिलान भरोसेमंद नहीं होगा।

BankStatementLab में मिलान की प्रक्रिया

1. बैंक PDF निकालने का काम पूरा करें और संदिग्ध पंक्तियों की समीक्षा करें।
2. बैंक मिलान खोलें और accounting XLSX या UTF-8 CSV आयात करें। आयात के preview में सही sheet, header, तारीख का क्रम और राशि वाले कॉलम चुनें। गलत दिन/महीना या उल्टा debit/credit प्रस्तावों को बिगाड़ देगा।
3. उसी खाते के पहले से पूरे हुए बैंक स्टेटमेंट चुनें। एक ही अवधि का स्टेटमेंट दो बार न जोड़ें।
4. रिपोर्ट बनाएँ और प्रस्तावित, सत्यापित, केवल बैंक में तथा केवल बहीखाते में पंक्तियाँ अलग-अलग देखें।
5. प्रस्ताव की दोनों मूल पंक्तियाँ देखकर उसे स्वीकार करें। किसी अस्पष्ट जोड़ी को सिर्फ राशि समान होने के कारण स्वीकार न करें। रिपोर्ट Excel, CSV या PDF में निकालकर खुले अंतर की सूची रखें।

लेखा PDF भी इस्तेमाल किया जा सकता है, लेकिन पहले उसकी सामान्य PDF extraction पूरी करनी होती है। PDF extraction पर सामान्य credits लगते हैं; पहले से तैयार आंकड़ों की मिलान रिपोर्ट बनाने पर अतिरिक्त extraction credits नहीं लगते।

उदाहरण: एक राशि, दो संभावित प्रविष्टियाँ

मान लें बैंक में 10 अक्टूबर को +₹24,500, संदर्भ INV-42, आया है। लेजर में 10 अक्टूबर को INV-42 और INV-43 दोनों +₹24,500 दर्ज हैं। रकम और तारीख देखकर दोनों को सही न मानें। चालान, भुगतान संदर्भ और बैंक का विवरण देखकर एक ही प्रविष्टि की पुष्टि करें। दूसरी प्रविष्टि तब तक खुली रहे जब तक उसका वास्तविक भुगतान या गलती स्पष्ट न हो।

इसके विपरीत, बैंक में −₹75 शुल्क दिखे और बहीखाते में कोई पंक्ति न हो, तो वह बैंक पक्ष का खुला अंतर है। उसके लिए अपने लेखा सॉफ्टवेयर में सही दस्तावेज़ के आधार पर प्रविष्टि करें। BankStatementLab रिपोर्ट स्वयं लेखा प्रविष्टि नहीं बनाती। एक ही भुगतान को कई बिलों में बाँटना या अलग-अलग रकम को जोड़कर एक जोड़ी बनाना भी अपने आप नहीं होता।

UPI कारोबार के लिए UPI लेनदेन और संदर्भों की जाँच देखें। TallyPrime में बैंक डेटा डालना हो तो आयात की तैयारी वाला लेख पढ़ें। मिलान रिपोर्ट और TallyPrime का अपना बैंक मिलान अलग चरण हैं।

पूरा होने से पहले चार सवाल

• क्या बैंक और लेजर में एक ही खाता और मुद्रा है?
• क्या दोहराई हुई राशि वाली हर जोड़ी का अलग संदर्भ मिला?
• क्या बैंक शुल्क, देर से पहुँची प्रविष्टियाँ और अधूरे भुगतान समझाए गए?
• क्या मूल स्टेटमेंट, लेखा export और समीक्षा की गई रिपोर्ट साथ सुरक्षित हैं?

अगला कदम: एक खाते की सीमित अवधि चुनें, खुले अंतरों को पहचानें और हर प्रस्ताव की समीक्षा करें। BankStatementLab में बैंक मिलान रिपोर्ट बनाएँ →